Recientemente, en Mosaico Soluciones, tuvimos la oportunidad de charlar con una de nuestros clientas. Su negocio, una tienda de ropa, había experimentado un notable despegue en los dos últimos años. «Todo cambió cuando dejamos de hacer tareas manuales para que las hiciera el ordenador», me explicaba. «A partir de ese momento, dejamos de ser un pequeño negocio familiar para convertirnos en otro con peso específico, con un volumen de facturación muy superior». Mi clienta nos estaba hablando de automatizar los procesos.

Automatizar los procesos implica ahorrar tiempo y dinero

Como comentaba mi clienta, hubo un punto en el que vio cómo las tareas repetitivas le robaban una enorme cantidad de tiempo. Cosas que un ordenador, con su correspondiente software, podía hacer por sí solo, no la necesitaban a ella. «Si yo quería utilizar mi tiempo para reunirme con mayoristas, para ir a ferias y conocer otros productos, para estar al día de lo que se llevaba en moda infantil, necesitaba liberar parte de mi agenda». Fue en ese momento en el que acudió a nosotros. Estar pendiente del stock, de hacer los pedidos, de las transferencias bancarias…, le robaba horas preciosas que podía dedicar a lo que de verdad sabía hacer. «Yo abrí esta tienda porque entiendo de moda infantil; todo lo que puede hacer un ordenador es quitarme tiempo de experiencia; es poner a precio de experta en moda horas que le dedicaba a trabajos mecánicos.

¿Cómo ahorrar dinero con un software para pymes?

 

A menudo, los dueños de las pymes que nos preguntan por una solución tecnológica para gestionar su negocio lo hacen asustados; piensan que tendrán que hacer un desembolso descomunal a priori y no es así. Principalmente, por dos motivos:

  1. En Mosaico Soluciones siempre tenemos una opción adaptada al presupuesto del cliente;
  2. Hay múltiples opciones de pago.

Por lo tanto, el gasto inicial no es, en ningún caso, excusa para no poner un negocio a la altura que demanda el siglo XXI. Y sí, se ahorra, y mucho, cambiando el modelo de gestión. Vamos a ver cómo ahorrar dinero con una solución tecnológica para automatizar los procesos.

Gracias a las nuevas tecnologías, una pyme puede ofrecer un servicio a la altura de una gran empresa

Es así. Pensemos en las tiendas de hace veinte, treinta o cuarenta años. Había una enorme brecha entre el servicio que te daba una gran superficie y el que podía ofrecer el pequeño comerciante. Facturas a mano, lentitud en los procesos de compra, caos en los pagos… Todo eso ha terminado y una pyme puede perfectamente tener el software de que dispone una gran franquicia; la única diferencia es que, en lugar de tener un número interminable de licencias, solo necesitará una o, a lo sumo, dos, lo cual hará que los costes sean otros completamente distintos. La llegada de internet y de la informática ha democratizado los procesos y podemos encontrarlos idénticos en un Zara o en una tienda de barrio que decida modernizarse y situarse a la vanguardia.

Un software de gestión de empresas te hace mucho más competitivo

Piensa en el tiempo que hemos reducido con la introducción en nuestras vidas del microondas: descongelar, calentar la comida, incluso cocinar, han quedado en manos de una máquina que permite que podamos hacer otras cosas mientras ella se ocupa de lo suyo. Pues lo mismo con un software de gestión de empresas. Determinados procesos de nuestro negocio pueden automatizarse: siempre van a ser idénticos, no van a variar y, por lo tanto, podemos dejarlos «en manos de la máquina». Y lo que es mejor: si varían, podemos enseñar a la máquina a aprender cómo hacerlos de ahora en adelante.

¿Vale cualquier gestor para cualquier empresa?

Evidentemente, no. Es como decir que a todos nos valen los mismos trajes. Cada negocio tiene unas demandas diferentes, y se atasca o retrasa su eficacia en momentos distintos del proceso. Lo primero que debemos hacer es conocer nuestras necesidades; en Mosaico Soluciones tenemos consultores que nos sabrán definir qué tipo de traje necesitamos y, después, confeccionárnoslo a medida. ¿Cómo lo hacemos?

Primero: ¿cuál es nuestra situación de negocio actual?

Cuando nos vemos en la tesitura de modernizar nuestro negocio no lo hacemos por capricho, sino, como hemos dicho antes, para competir en igualdad de condiciones con el resto de negocios del ramo que están ahí afuera. En el caso con que trataba de ilustrar el comienzo de este post, nuestra clienta contaba con una caja registradora, no tenía un control informatizado del stock, no podía saber más que por intuición qué se vendía más y qué menos… Por lo tanto, necesitaba una solución tecnológica que abarcara varios frentes. No obstante, cada pyme puede tener unas necesidades distintas y, en consecuencia, el presupuesto será otro.

Identificar el ‘cuello de botella’

En un proceso productivo, sea este el que sea, llamamos cuello de botella a esa fase en la cadena de producción más lenta que otras y que ralentiza el proceso global.

Por lo tanto, se hace imprescindible identificar qué falla en la cadena, dónde puede la informática sernos de mayor utilidad. ¿Es en el control del stock? ¿En la gestión de pedidos? ¿En contabilidad? Según las necesidades, que puede ayudar a determinar uno de nuestros expertos, el software será uno u otro.

Encontrar el ‘arma’ adecuada

Cuando detectamos cómo agilizar el proceso, buscamos la herramienta que mejor se adapte a las necesidades de la pyme. Siempre pensaremos en la solución más eficaz y en una relación calidad-precio que será irresistible para el comerciante. Sobre todo teniendo en cuenta que el retorno de la inversión es rapidísimo.

Interiorizar ese nuevo proceso

Automatizar los procesos conlleva un periodo (pequeño) de formación, pero merece la pena. Pocas cosas hay más rentables que aprender a usar una herramienta con la que reducir costes y tiempo. Volviendo al caso de éxito del que hablaba: nuestra clienta tenía que cancelar reuniones, que dejar de ir a ferias de moda, porque tocaba hacer inventario o revisar determinados procesos. Dicho de otro modo: lo que de verdad la convertía en una profesional (actualizarse como experta en moda infantil) quedaba relegado a un segundo plano porque la reclamaban fases del negocio repetitivas y, por qué no decirlo, muy tediosas.

En el momento en que pudo liberarse de todo aquello, pudo acudir a reuniones. Contactar con mayoristas de su interés. Visitar ferias. Dedicarse, en resumen, a su negocio. A su pasión. Aquello le supuso unas horas previas de formación que rentabilizó al máximo enseguida. «Cuesta soltar la libreta y registrarlo todo en el ordenador, pero una vez te acostumbras, no te explicas cómo podías hacerlo antes de la otra manera». Huelga decir que esa nueva esfera de contactos hizo que su tienda diera ese salto de calidad que ahora la hace más competitiva. Y generar mayores beneficios.

¿Cómo podemos ayudarte?

En Mosaico Soluciones llevamos muchos años ayudando al pequeño y mediano empresario. Como ya hemos comentado anteriormente, lo primero que hacemos es identificar el modelo de gestión informatizada que tu negocio necesite; después, encontramos la solución más idónea y formamos, de manera personalizada y única, a la persona o las personas que vayan a utilizar de manera habitual este sistema.

¿Necesitas convertir tu negocio en un negocio actual y competitivo? Todo pasa por automatizar los procesos. Podemos ayudarte. Ponte en contacto con nosotros y te informaremos sin compromiso.

Automatizar los procesos: el modo más sencillo de rentabilizar tu empresa
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