Como diría aquel en mitad de una entrevista… me encanta que nos hagan esta pregunta. Es una de las clásicas, de las que casi todo el mundo nos hace en algún momento. En este artículo queremos aclarar las diferencias entre un tpv y un datáfono.

¿Cuál es la diferencia principal?

Muchos son los clientes que confunden TPV y Datafono.

Un datáfono es el aparato con el que cobrar a los clientes mediante tarjeta de crédito.

Un TPV es un dispositivo destinado a la gestión de un negocio que ayuda al buen funcionamiento interno de una empresa.

Para aclarar el concepto digamos que el TPV es un sistema integral que tiene componentes físicos (hardware) y informáticos (software). El datáfono representa una parte de todo el conjunto.

¿Qué es un TPV?

TPV significa en realidad “Terminal Punto de Venta”.

Es un dispositivo destinado a la gestión de un negocio. Aunque se puede presentar de diferentes maneras, normalmente conocemos como TPV un ordenador con pantalla táctil donde podemos anotar las entradas de stock, salidas, ventas, compras… crear tickets, generar consultas, llevar la contabilidad, comunicar varias partes de la empresa… En resumen se trata de un sistema informático que ayuda a llevar un control de la marcha del comercio, permitiendo saber cuánto se vende, cuándo se vende, a quién se vende… facilitando mucho el trabajo de los gestores. En parte se puede considerar vehículo de lo que hoy se considera el “big data”, es decir, la medición y análisis de una enorme cantidad de datos para obtener mejoras en los procesos de producción y gestión. Ser más eficientes, más ágiles, más productivos y más rentables.

¿Cuáles son los diferentes tipos de TPV?

Varias son las clases de TPV que existen: 

TPV compactos

Los TPV compactos son aquellos expresamente diseñados para ser usados como terminales de venta. Aparentemente son como un PC normal y corriente, pero están especialmente diseñados para esta función de punto de venta. Una de las diferencias, por ejemplo, es que toda la “circuitería” interior está hecha a medida, con placas especiales y sistemas de ventilación que evitan el uso de ventiladores (lo cual mejora la fiabilidad del aparato y reduce la emisión de ruido). Evidentemente también redunda en un menor mantenimiento, y también menor consumo de energía.

Habitualmente están preparados para conectar con un buen número de periféricos, de los que hablaremos más adelante, como teclados, cajones portamonedas, impresoras de tickets… Pero no todos son realmente necesarios. Para la mayoría de las funciones de un TPV, el propio termimal compacto es más que necesario.

TPV modular

Hemos dejado este en segundo lugar porque realmente tiene menos ventajas que el anterior, pero aún así no hemos querido dejarlo fuera de este análisis. Un TPV modular es un PC convencional, con un sistema operativo normal, y por tanto no va a tener esa especialización orientada a la venta y al control del negocio. Todos hemos visto muchas veces un pantallazo azul, cosa que pasa porque los ordenadores, como todo en la vida, fallan. Pero hay que tener en cuenta que un TPV es el corazón de nuestro negocio, y ahí los fallos pueden costar caro. Usar un PC doméstico como TPV modular es más económico en el corto plazo, pero pude salir carísimo en el largo.

TPV Software

Se suele llamar también TPV al software que hay instalado dentro del terminal. Éste puede ser de dos tipos: los hechos a medida y los que se basan en herramientas de software libre y que tienen la opción de adaptarlo a cada negocio. El primero de los casos permite un nivel de personalización máximo, pero tanta dedicación requiere de muchas horas de desarrollo, lo cual encarece el producto final. Hoy en día muy pocas personas, o muy pocos negocios, requieren de un desarrollo a medida, tanto para sus webs como para sus TPVs. En Mosaico Soluciones, por ejemplo, no solemos hacer este tipo de desarrollo.

Sin embargo, la inteligencia colectiva y la globalización del mercado del software ha hecho que proliferen herramientas que son muy versátiles y ampliamente configurables para adaptarlo a cada PYME. Y sin embargo, por la naturaleza de este sistema OpenSource basado en la distribución masiva, los costes de producción son bastante más bajos. Por tanto, esta segunda opción se convierte en la más rentable en cuanto a inversión/retorno, sobre todo para aquellos negocios que están empezando. Si quieres saber más, en este artículo sobre software para hostelería te contamos qué puede hacer Ágora (y Mosaico) por tu negocio.

TPV datáfono

Vamos a explicar lo que NO es un TPV: los datáfonos. Se ha extendido la costumbre de llamar TPV al aparato que ofrecemos al cliente para que introduzca una tarjeta de crédito y haga de pasarela de pago. Es otro elemento más dentro del proceso de compra, pero no estaría integrado dentro de eso que llamamos TPV. Si quieres conocer más sobre la diferencia entre TPV y datáfono, puedes leer este artículo.

TPV virtual

Este es otro tipo de TPV que realmente no lo es. Se trata de las pasarelas de pago que usamos en las páginas web de tipo ecommerce para la venta online. Al igual que el datáfono, no consiste en un terminal destinado al control y gestión del funcionamiento de la tienda, online en este caso, sino a la plataforma de paso entre la tienda online y el banco que gestiona el cobro del producto o servicio.

TPV y sus periféricos

¿Y qué elementos puede contener un TPV? Como decíamos arriba, el terminal en sí es el ordenador que centraliza toda la operación de compra, pero puede estar conectado a una serie de aparatos que enriquecen la funcionalidad del terminal, aportando mejoras a todo el sistema de gestión:

  • El kiosko interactivo: es lo que podría denominarse propiamente como Terminal, lo que más arriba hemos denominado como TPV compacto. Suele caracterizarse por tener una pantalla táctil, y su tamaño y complejidad puede variar según las necesidades del cliente
  • El cajón portamonedas: esto es lo que podríamos asimilar a la clásica caja registradora. Suele estar conectado mediante un cable que abre el cajón automáticamente cuando se realiza una venta. En cuanto a seguridad, los hay más normales y más parecidos a cajas fuertes.
  • El comandero: en negocios donde hay que tomar la comanda al cliente, hostelería principalmente, podemos acercarnos a él y sacar una libreta y un bolígrafo. Pero también podemos dotar al personal de smartphones que comuniquen la comanda con el TPV y con cocina o barra, según la comanda anotada, unificando y agilizando así los pedidos. O incluso dotar a cada mesa de una tablet para que sean los propios comensales los que hagan la comanda. Pero de los tipos de TPV por contenido hablaremos más adelante.
  • Lector de códigos: también conocida como “pistola”, consiste en un aparato con evidente forma de pistola (sorpresa!) con un lector láser que es capaz de interpretar los códigos de barra de los productos e introducir la información que éstos contienen en el terminal.
  • Impresora de tickets: esto es para emitir un recibo o prueba de compra para el cliente. Las más utilizadas son las matriciales (las antiguas de agujas, que aún se usan para este fin) o las térmicas. Las primeras son más lentas y económicas, las segundas son más caras, pero más rápidas y más versátiles, ya que permiten añadir al ticket cualquier información relativa al negocio: logotipo, dirección web, redes sociales…
  • Impresora de comanda: son iguales que las de tickets, pero se colocan dentro de la cocina, y sirve para transmitir la comanda a los cocineros. Incluye un avisador sonoro y está fabricado en acero inoxidable, de acuerdo a la normativa sanitaria que aplica en estos casos.
  • Lectores de tarjetas: al margen del datáfono, los TPV pueden tener también diversos lectores de tarjetas como puede ser el lector de banda magnética o el de chips NFC.

Hasta ahora hemos hablado del TPV en cuanto a su composición y por dentro y por fuera. Pero también debemos atender en esta clasificación a las diferentes funcionalidades que puede desempeñar un Terminal Punto de Venta. Hay sutiles diferencias de configuración y de usos si aplicamos un terminal a una tienda o a un restaurante, incluso hay diferencias entre un restaurante y una cafetería. Vamos a conocer algunas de estas especificaciones.

TPV para tiendas

En cualquier tipo de comercio es habitual hoy en día encontrar terminales de venta. Aún hay quien resiste ahora y siempre al invasor, como la aldea gala de Asterix, pero es una práctica reconocida dentro del sector del comercio. Qué duda cabe de que es mucho más cómodo para un pequeño negocio poder tener controlado el stock de la tienda y del almacén gracias a un TPV, así como las estadísticas que éste arroja sobre la naturaleza de la venta: cuál es el ticket medio, cuándo se realizan más ventas… Este “big data” en miniatura (“small data”, si se nos permite el palabro), puede ser muy útil para predecir ventas futuras. Cruzar estadísticas te puede indicar que los jueves son días más proclives a la venta de tal producto, o para averiguar que todas las personas que adquirieron el producto X se llevaron, además, el producto Z. De esa forma podremos adelantarnos al stock del almacén y asegurarnos de que nunca nos quedemos sin ese producto relacionado.

TPV para hostelería

La hostelería es uno de los sectores que más rápidamente ha adoptado el sistema de cobro mediante TPV. Es el más claro ejemplo de cómo se puede ahorrar tiempo y costes, ya que los numerosos periféricos que hemos mencionado antes, bien aplicados pueden suponer una mejora considerable en el servicio que se da a los clientes.

  • Empecemos por los comanderos. Nunca más un camarero anotando la comanda en papel con un bolígrafo. ¿Por qué? Pues por las incontables desventajas de este sistema. ¿Y si pierden el boli? ¿Y si en cocina no entienden la letra del camarero? ¿Y si hay una cancelación de pedido en un momento dado? ¿Y el tiempo que se tarda en entregar las comandas en los diferentes puestos de producción? Con un comandero digital el camarero puede tomar la comanda y enviarla a barra y a cocina a la vez, para que las bebidas se vayan preparando mientras en cocina comienzan la elaboración de los platos.
  • Carta electrónica. Hay una opción para que los comensales ni siquiera tengan que esperar a que un camarero les atienda. Las mesas del restaurante pueden estar equipadas con una carta electrónica, una tablet con toda la información de la carta para que cada mesa pueda pedir directamente a cocina. De esa forma, los recursos de servicio se centran en servir y recoger.
  • Impresora. No sólo para los tickets. Premia a tus clientes más fieles con un programa de fidelización por puntos. Divierte a tus comensales con acertijos. Aprovecha esta herramienta como otra más para interactuar con ellos y maximizar tu imagen de marca. Incluye códigos QR que enlacen a tu perfil de Tripadvisor, para que puedan dejar una opinión de tu establecimiento.

Una de las últimas ventajas de un TPV que no hemos comentado hasta ahora es la facilidad que ofrece para la gestión de la facturación del negocio. Cuenta la leyenda de que los asesores fiscales de los empresarios que usan TPV duermen mejor y son más felices. Y es normal, ya que de tener que revisar un montón de papelitos pasan a tener toda la información digitalizada y perfectamente archivada. Y ahora que ya hemos repasado todos estos puntos y que sabemos qué es un TPV, podremos profundizar en la materia.

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¿Qué es un datafono?

Un datáfono, es un dispositivo compacto que, instalado en un establecimiento comercial o tienda, permite cobrar a sus clientes (por red telefónica, o IP vía GSM, GPRS, Wi-Fi, etc.) mediante tarjeta de crédito o débito. Normalmente el datáfono de un comercio es proporcionado por el banco con el que trabaja.

Los datáfonos se componen de un teclado, una pequeña impresora, un lector de la banda magnética de las tarjetas, un chip y un software para gestionar la operativa de venta y el protocolo de comunicaciones.

La principal ventaja de un datáfono es la comodidad de pagar utilizando este sistema en el que la entidad financiera abona directamente el importe de las ventas que se hayan efectuado con tarjetas.

¿Cómo funciona?

El funcionamiento del datáfono se basa en el empleo de la línea telefónica a la que se conecta un dispositivo especializado, que permite comunicar el establecimiento comercial con los centros de datos de las entidades financieras.

El datáfono se encarga de poner en conexión al comercio con el centro autorizador de la entidad financiera con la que trabaja el cliente pagador. Este proceso tiene como finalidad confirmar que la tarjeta del cliente está operativa.

El datáfono lleva asociada una cuenta corriente del comercio en la cual, se abona periódicamente el importe de las ventas tramitadas mediante un sencillo proceso que se denomina totalización, y que normalmente, suele ser diario.

¿Cuáles son los diferentes tipos de datafonos?

También existen varias clase de datafono:

 

  • Virtual: es el que suelen utilizar las entidades financieras para hacer operaciones comerciales online.
  • Móvil: cuando eres un autónomo que se desplaza al domicilio de los clientes y debe cobrar allí mismo, te hace falta un datáfono o TPV GPRS, o bien un lector de tarjetas en el móvil.
  • Fijo: Terminal pensado para tiendas y comercios físicos. Resistente y rápido.
  • Wifi: Permite cobrar a los clientes en cualquier punto donde alcance la red wifi.
  • PC: Para empresas con varios puntos de cobro o distintos establecimientos que quieren centralizar su negocio.

Anécdota para entender mejor la diferencia

Para entender mejor la diferencia entre un datáfono y un TPV,  os vamos a contar una situación que es bastante habitual para nosotros. La hemos titulado “La historia de mi tía Enriqueta”.

Muchas son las veces que algún familiar o amigo, queriendo ayudar, te dice eso de “Oye, pues en ‘Modas Toñi’, necesitan un TPV, que estuve el otro día y vi que no tienen”. Dispuestos a satisfacer la demanda de nuestros clientes nos dirigimos a esa oportunidad de negocio. Una vez allí, en ‘Modas Toñi’, esperamos a que la encargada termine de atender a su clientela, preparamos nuestro equipo para realizar la mejor de las demostraciones… y se genera esta conversación:

Toñi: Buenos días.
Mosaico: Hola que tal, mire mi tía Enriqueta (no es nuestra tía de verdad… pero si la de nuestra amiga Alicia), me ha comentado que necesita usted un TPV.
Toñi: Ohhhhh sí que alegría, por fin ya están aquí ustedes. Verá… es que nosotros tenemos un tpv con el banco, pero no estamos satisfechos.
Mosaico: ¿Con el banco?
Toñi: Efectivamente. No estamos nada contentas con ellos.
Mosaico: Vaya… pues mire, no se preocupe. Vamos a hacer unas gestiones, ya que tenemos un amigo que trabaja en este otro banco, y seguro que le hace una propuesta inmejorable.
Toñi: Pero… ¿entonces usted?
Mosaico: nosotros trabajamos lo que se llama “Terminal Punto de Venta” o, abreviado, TPV. Pero lo que usted me está pidiendo es un datáfono. No se preocupe, que le pongo en contacto con mi amigo para solucionar ese problema que tiene con su banco. Eso sí… ya que estoy por aquí, permítame comentarle que lo que nosotros podemos hacer por ‘Modas Toñi’ es sustituir esa libreta en la que veo que está anotando los pedidos por un magnífico equipo informático que le permitirá controlar el stock de almacén, todas las prendas a la venta, las tallas, los colores, calcular el ticket medio de su cliente, gestionar ofertas…

Lo que ‘Modas Toñi’ necesitaba era un datáfono, un aparato para poder cobrar con tarjeta de crédito que conecta directamente con el banco. En Mosaico Soluciones estamos encantados de poder ayudar a Toñi en este aspecto poniéndola en contacto con un proveedor de ese servicio en el que tenemos depositada toda nuestra confianza. Pero en lo que realmente podemos ayudar de forma directa es en proveerla de un equipo informático que le permita controlar las ventas, el stock, las cuentas de los clientes, las tallas, los colores… en definitiva todo su negocio. Y ese equipo se llama TPV.

Al final, la tía Enriqueta ha ayudado a su amiga de “Modas Toñi” a gestionar su negocio, siendo más eficaz y ganando más dinero.

Esperamos que ya tengas un poco más claro lo que estos sistemas representan y cómo pueden contribuir para mejorar tus ventas, atraer más audiencia e incluso apuntalar las estrategias de fidelización.

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